Charte informatique des stagiaires

Charte informatique des stagiaires2018-12-31T17:38:36+00:00

Introduction

La société INSTITUT DE FORMATION A LA SOPHROLOGIE met en œuvre un système d’information et de communication nécessaire à l’activité de formation professionnelle. Elle met ainsi à disposition de ses stagiaires des outils informatiques, et de communication.

La présente annexe définit les conditions d’accès et les règles d’utilisation des moyens informatiques. Elle a également pour objet de sensibiliser les utilisateurs aux risques liés à l’utilisation de ces ressources en termes d’intégrité et de confidentialité des informations traitées. Ces risques imposent le respect de certaines règles de sécurité et de bonne conduite. L’imprudence, la négligence ou la malveillance d’un utilisateur peuvent en effet avoir des conséquences graves de nature à engager sa responsabilité civile et / ou pénale ainsi que celle de la société.

Définitions :

L’Entreprise : La société à responsabilité limitée INSTITUT DE FORMATION A LA SOPHROLOGIE (ci-après « IFS »)

Le Stagiaire : Toute personne contractuellement liée à l’IFS par une convention de formation professionnelle

Le système d’Information et de communication, appelé « Système d’Information » : Ensemble organisé d’éléments de tout type (personnel, matériel, logiciel, …) permettant d’acquérir, traiter, mémoriser et communiquer les informations.

Le Logiciel : L’ensemble des logiciels (dont ceux dits d’exploitation) ainsi que leur code source, contenus dans ou faisant fonctionner, inter-opérer ou protégeant le Matériel y compris les protocoles de communication.

Le Malware : Désigne un logiciel malveillant. Ce terme peut désigner un virus informatique, un cheval de Troie, un ransomware, un ver informatique, un espiogiciel, un publiciel, ou tout autre dispositif conçu et/ou capable d’endommager un système informatique.

L’Administrateur : Le responsable du Système d’Information de l’IFS est désigné « Administrateur » du Système d’Information. Il veille à la protection, la maintenance, au bon fonctionnement du Système d’Information, respecte la présente charte et s’assure du respect de cette dernière par les stagiaires. Il est tenu au secret et ne saurait divulguer les informations qu’il pourrait être amené à connaître dans le cadre de sa fonction, en particulier lorsque celles-ci sont couvertes par le secret des correspondances ou relèvent de la vie privée des utilisateurs et qu’elles ne mettent pas en cause le bon fonctionnement des applications, de leur sécurité, et/ou l’intérêt de l’IFS. Il peut déléguer tout ou partie de ses attributions à un tiers qui est, dès lors, soumis aux mêmes devoirs que lui.

Article 1 : Objet de l’annexe

La présente annexe au contrat de formation professionnelle définit les conditions générales d’utilisation du Système d’Information de l’IFS s’appliquant aux stagiaires de cette dernière.

Elle précise les droits et obligations que l’IFS et le Stagiaire s’engagent à respecter et notamment les conditions et les limites des éventuels contrôles portant sur l’utilisation des services proposés.

Il peut déléguer tout ou partie de ses attributions à un tiers qui est, dès lors, soumis aux mêmes devoirs que lui.

Article 2 : Sécurité du Système d’Information

2.1 Contrôle et maintenance

L’Administrateur assure le bon fonctionnement et la sécurité des réseaux, des moyens informatiques et de communication de l’IFS.

Les stagiaires sont avertis que l’Administrateur peut avoir accès aux composants de son Système d’Information à n’importe quel moment et ce afin d’effectuer tout acte de protection dudit Système d’Information ou de contrôle de l’utilisation de ce dernier par le Stagiaire. A ce titre, l’Administrateur et ses collaborateurs, assujettis à un devoir de réserve, s’engagent à respecter le caractère confidentiel des informations qu’ils sont amenés à connaitre dans le cadre de leurs fonctions.

La protection du Système d’Information s’entend notamment par :

  • La conservation, la sauvegarde et l’absence de diffusion non autorisée des informations commerciales, techniques, administratives, artistiques, industrielles, marketing, et autres informations appartenant à l’IFS qui sont disponibles ou stockées sur le système d’Information ;
  • La protection de l’intégrité des données et du fonctionnement du Système d’Information ;
  • L’absence d’intrusion dans le Système d’Information, d’informations ou de matériels violant les règles relatives aux droits d’auteur, copyright, par exemple pour défaut de licence d’utilisation ;
  • La mise à jour, la maintenance, la correction et la réparation des Matériels et Logiciels.

L’Administrateur pourra mettre en place des outils de contrôle et de surveillance répondant strictement à la finalité de la protection du Système d’Information. Il pourra alerter la direction de toute violation de la présente annexe.

2.2 Filtrage

A titre préventif, des systèmes automatiques de filtrage permettant de diminuer les flux d’information pour l’IFS et d’assurer la sécurité et la confidentialité des données, sont mis en œuvre. Il s’agit notamment du filtrage des sites Internet, et du blocage de certains protocoles tel le pair à pair.

Article 3 : réseau wifi

3.1 Accès wifi

Dans le cadre d’une dispense de formation professionnelle, l’IFS peut mettre en place un accès wifi privé au bénéfice de ses stagiaires. A cet effet, un identifiant ainsi qu’un code d’accès wifi sont remis au Stagiaire au début de sa formation. Le Stagiaire s’engage à ne pas communiquer ce mot de passe et l’identifiant d’accès wifi qu’à l’Administrateur.

Il appartient au Stagiaire de vérifier qu’il dispose bien des équipements, matériels, logiciels et navigateurs lui permettant d’utiliser le service susvisé.

3.2 Navigateur

L’Administrateur peut, après en avoir informé le Stagiaire par écrit, librement limiter la durée de connexion, imposer des configurations de sécurité au navigateur, et imposer des limites de taille au téléchargement de contenu.

3.3 Utilisation du réseau Internet

Il est précisé que l’Administrateur exerce un contrôle sur les durées des connexions et sur les sites les plus visités, dans le cadre de la mission de protection du Système d’Information.

3.4 Obligations du Stagiaire

Tout accès au service résultant de l’utilisation des codes d’accès du Stagiaire, est fait sous l’entière responsabilité de ce dernier.

Le Stagiaire s’engage à :

  • Signaler à l’Administrateur de l’IFS toute violation ou tentative de violation suspectée de son compte d’accès ;
  • Ne jamais confier son mot de passe et/ou identifiant à toute autre personne que l’Administrateur ;
  • Ne pas masquer sa véritable identité ;
  • Ne pas usurper l’identité d’autrui ;
  • Verrouiller son terminal une fois la navigation internet terminée ;
  • Ne pas commettre de délit ou d’acte de piratage portant atteinte aux droits d’autrui et/ou à la sécurité des personnes ;
  • Ne pas interrompre ou perturber le fonctionnement normal du réseau ou d’un des systèmes connectés au réseau ;
  • Ne pas sciemment transmettre de malware ;
  • Ne pas envoyer de publicité, de message promotionnel ou tout autre forme de sollicitation non désirée à d’autres utilisateurs, et plus largement, s’interdit le recours à des actions de type spamming, bunk e-mail, junk e-mail, mail bombing, teasing ou trolling.
  • Ne pas altérer, modifier des données ou accéder à des informations appartenant à d’autres utilisateurs du réseau.

3.5 Téléchargement de logiciels ou d’œuvres protégées

Le téléchargement de logiciels ou d’œuvres protégées, sans autorisation des ayants droits, est de nature à engager la responsabilité de l’IFS et comme tels sont strictement interdits.

Le Stagiaire responsable de l’introduction d’œuvres protégées qu’il en détienne ou non les droits de reproduction, s’expose à l’application de sanctions telles que prévues au règlement intérieur.

Le Stagiaire garantit l’IFS contre toute action, réclamation ou opposition de la part de toute personne invoquant un droit de propriété intellectuelle, auquel le Stagiaire aurait porté atteinte au cours de son utilisation de l’accès wifi de l’IFS.

3.6 Consultation de sites illicites ou contraires aux bonnes mœurs

La consultation et le téléchargement de contenu de sites contraires aux bonnes mœurs ou illicites sont interdits. L’Administrateur se réserve le droit de dénoncer tout acte délictueux aux autorités, et ce sans préjudice de l’application des sanctions prévues au règlement intérieur.

3.7 Sécurité

Il est expressément rappelé qu’Internet n’est pas un réseau sécurisé. Il appartient donc au Stagiaire de prendre toutes les mesures qu’il jugera nécessaires en vue de protéger ses équipements ainsi que ses propres données et/ou logiciels à l’encontre de tout malware ou de l’intrusion d’un tiers dans son terminal à quelque fin que ce soit.

L’IFS recommande fortement aux stagiaires de ne pas transmettre d’informations, via son réseau wifi, nécessitant un important niveau de confidentialité.

3.8 Suspension/ Résiliation

L’IFS se réserve le droit de suspendre et de résilier l’accès au service, et ce sans que le Stagiaire ne puisse revendiquer une quelconque indemnisation ou réparation, en cas de violation d’une des présentes conditions d’utilisation du service wifi de l’IFS.

3.9 Responsabilité

Le Stagiaire est seul responsable de l’utilisation de ses codes d’accès wifi. Toute utilisation de ce service, effectuée au moyen des codes d’accès du Stagiaire, est réputée avoir été effectuée par ce dernier, sauf preuve contraire.

Le Stagiaire est seul responsable de tout préjudice direct ou indirect, matériel ou immatériel causé à son terminal ou à des tiers du fait de son utilisation de l’accès wifi de l’IFS.

Article 4 : plateforme en ligne

Dans le cadre e la délivrance d’une formation professionnelle, l’IFS met à disposition de l’ensemble de ses stagiaires, une plateforme en ligne d’apprentissage https://support-prep.sophrologie-formation.fr/  accessible via un moteur de recherche ou au travers de l’application « moodle » disponible sur l’App Store pour le matériel sous système d’exploitation Mac OS et sur le Google play pour les systèmes d’exploitation Android. Cette plateforme met à disposition du Stagiaire :

  • Une messagerie personnelle ;
  • Des forums de discussions ;
  • Une bibliographie ;
  • Les sites internet recommandés ;
  • Des fichiers audio et vidéo en ligne ;
  • Les plannings ;
  • Des enquêtes satisfaction ;
  • Un formulaire d’inscription aux examens finaux ;
  • Des tests

4.1 Accès

L’IFS fournit à l’ensemble de ses stagiaires un accès à sa plateforme d’apprentissage en ligne. A cet effet, un identifiant ainsi qu’un code d’accès, strictement confidentiels et non cessibles, sont remis au Stagiaire au début de sa formation. Le Stagiaire s’engage à ne communiquer son mot de passe et son identifiant d’accès qu’à l’Administrateur.

Il appartient au Stagiaire de vérifier qu’il dispose bien des équipements, matériels, logiciels et navigateurs lui permettant d’utiliser le service susvisé.

Le Stagiaire s’engage, en cas de perte ou de vol de ses identifiants de connexion, à en informer l’Administrateur dans les plus brefs délais. 

4.2 Sécurité

Le Stagiaire est responsable de l’usage qu’il fait des services de la plateforme d’apprentissage. Il s’engage à ne pas volontairement perturber et/ou nuire au fonctionnement de cette dernière.

4.3 Engagements de l’IFS

L’IFS s’engage à :

  • Respecter la législation en vigueur et, notamment, toutes les règles protectrices des intérêts des tiers et de l’ordre public et à informer promptement les autorités publiques des activités illicites qu’il pourrait constater à l’occasion de l’utilisation de ses services ;
  • Prévenir ou faire cesser toute violation des droits d’un tiers en retirant les informations litigieuses accessibles par ses services ou en rendant l’accès impossible, dès lors qu’il en reçoit l’ordre par une autorité publique ;
  • Détenir et conserver, par le biais de ses prestataires, les données permettant l’identification de toute personne ayant contribué à la communication au public d’un contenu dans le cadre de ses services proposés conformément à la loi n°2004-575 du 21 juin 2004, pour la confiance dans l’économie numérique. Ces informations sont strictement destinées aux besoins éventuels des autorités judiciaires ;

4.4 Messagerie

Chaque stagiaire de l’IFS dispose sur son espace personnel, sur la plateforme d’apprentissage en ligne, d’une messagerie électronique interne à l’IFS. Cet outil permet au Stagiaire de communiquer avec l’ensemble des stagiaires et de l‘équipe pédagogique sans conférer un caractère public à ses propos.

Aucun message électronique, ne doit comporter d’élément de nature offensante, diffamatoire, injurieuse, contraire aux bonnes mœurs ou illicites.

Les stagiaires gèrent leurs messages dans leur boite de réception et décident de les conserver ou de les détruire. Il appartient au Stagiaire de détruire les messages en cas de saturation de la boite de réception.

4.5 Forum

Les différents forums mis à disposition des stagiaires sont des lieux d’expression et d’information où le Stagiaire est invité à librement s’exprimer sur des sujets afférents directement ou indirectement à la sophrologie, et ce dans le respect des opinions et des droits de chacun.

Un forum spécifique est mis en place pour chaque type de formation. La plateforme propose aussi un forum général, où le Stagiaire est libre de créer une nouvelle discussion lui permettant d’échanger avec l’ensemble des stagiaires et de l’équipe pédagogique de l’IFS.

  • Responsabilité

Lorsque le Stagiaire poste un message sur un des forums de la plateforme d’apprentissage en ligne, ce dernier pouvant être lu par un grand nombre de personnes, est susceptible d’engager la responsabilité personnelle de son auteur.

  • Modération

Les forums de discussion de la plateforme d’apprentissage en ligne sont modérés a posteriori par différents intervenants, dont des professionnels de la sophrologie.

Les modérateurs ont un rôle de contrôle et sont à ce titre autorisés à immédiatement effacer un message qui ne respecterait pas les présentes règles d’utilisation des forums.

A ce titre, le Stagiaire s’engage à ne pas publier :

  • Des messages à caractère offensant, discriminatoire, injurieux, illicite ;
  • Des messages à caractère pornographique ou pédopornographique ;
  • Des messages à caractère diffamatoire ;
  • Des messages dans l’objectif de nuire au forum ou générant un mauvais esprit ;
  • De message à caractère publicitaire.

L’IFS informe le Stagiaire que la présente liste n’est pas exhaustive et que l’Institut, en qualité d’entreprise privée, se réserve le droit de supprimer discrétionnairement des messages.

Les stagiaires qui seraient interpellés, surpris ou choqués par certains messages diffusés sur les forums de discussion sont invités à prendre contact avec l’Administrateur de l’IFS aussi rapidement que possible. En cas de persistance du problème, le Stagiaire est en mesure de signaler des propos ou comportements illicites sur internet-signalement.gouv.fr.

Conformément à ses obligations légales, l’IFS communique sur demande formelle des autorités judiciaires les éléments permettant l’identification des Utilisateurs ayant contribué à ce contenu.

4.6 Confidentialité

Le Stagiaire s’interdit de divulguer, notamment par le biais du réseau Internet les informations personnelles des acteurs (stagiaires, formateurs, salariés IFS) auxquelles il aurait pu avoir accès au travers des outils informatiques et de communication fournis par l’IFS, ainsi que les supports et conseils pédagogiques mis en ligne sur la plateforme d’apprentissage.

Cette limitation n’a pas vocation à s’appliquer aux informations :

  • Licitement en la possession du Stagiaire avant de les recevoir de l’Institut ;
  • Tombées dans le domaine public précédemment ou à la date de signature de la présente convention ;
  • Communiquées par un tiers de bonne foi sans que ce tiers ait exigé d’engagement de confidentialité à leur égard.

4.7 Propriété intellectuelle

Tout le contenu présent sur la plateforme d’apprentissage de l’IFS tels que les textes, marques, logos, boutons, images, dessins, vidéos, et photographies sont la propriété pleine et entière de l’IFS ou de ses prestataires, et sont à ce titre protégés conformément au code de la propriété intellectuelle. Lorsque ces contenus n’appartiennent pas à l’IFS ce dernier dispose de droits d’exploitation vis-à-vis de ces derniers.

Toute utilisation d’un aspirateur de données, ainsi que toute reproduction totale ou partielle, modification ou utilisation de ces textes, marques, logos, boutons, images, dessins, vidéos et photographies présents sur le site marchand, pour quelque motif et sur quelque support que ce soit, sans accord écrit et préalable de l’IFS pouvant être conditionné à une contrepartie financière, est strictement interdite et constitue une contrefaçon sanctionnée au titre de la propriété intellectuelle.

L’IFS ne sera en aucun cas responsable de l’utilisation non conforme aux droits des tiers de sa plateforme par le Stagiaire.

Les réclamations du Stagiaire seront irrecevables dans l’hypothèse où celui-ci serait à l’origine de la violation du droit de propriété intellectuelle.

4.8 Suppression

L’Administrateur s’engage à supprimer le compte d’accès personnel du Stagiaire dans les sept (7) jours suivant une demande expresse de sa part.

Article 5 : Disponibilité des services

L’IFS s’efforce, autant que faire se peut, de maintenir accessible les services numériques proposés aux stagiaires, sans obligation d‘y parvenir.

Les prestataires gérant les serveurs et hébergeant les services proposés, peuvent donc interrompre l’accès, et ce notamment pour des raisons de maintenance et de mise à niveau, ou pour toute autre raison technique. L’IFS ne sera pas tenu responsable des conséquences d’une éventuelle interruption de service.

L’IFS tiendra les stagiaires informés de la survenance de ces interruptions dans la mesure du possible.

Article 6 : Données à caractère personnel

Aux fins de l’exécution du contrat de formation professionnelle, de l’organisation de la formation objet du contrat de formation, de la dispense de formation tant physique qu’à l’aide d’outils numériques et, plus largement, du bon fonctionnement de l’Institut, l’IFS est amené à traiter des données à caractère personnel concernant le Stagiaire à l’occasion de la conclusion, l’exécution et la rupture de son contrat de formation.

L’Institut, en tant que responsable de traitement, s’engage à respecter les dispositions du règlement européen n°2016/679 relatif à la protection des données personnelles ainsi que celles issues de la loi n°78-17 Informatiques et Libertés telle que modifiée au 20 juin 2018, et donc à assurer la confidentialité des informations et leur protection grâce à la mise en place d’un dispositif adéquat.

En signant le contrat de formation professionnelle, le Stagiaire autorise l’IFS à collecter, enregistrer, traiter et stocker les données nécessaires aux traitements devant être effectués.

Le Stagiaire s’engage à informer l’Institut, et ce dans les plus brefs délais, de toute modification d’une ou plusieurs données à caractère personnel le concernant.

Les données personnelles concernées sont :

  • Données d’identification (noms, prénoms, signature, date de naissance, …) afin de permettre la gestion administrative des stagiaires, l’accès des stagiaires à leur espace en ligne et au wifi de l’IFS, ainsi que l’organisation des formations ;
  • Données de contact (adresse email, numéros de téléphone, numéro de téléphone portable, …) pour permettre la gestion administrative, la gestion des formations, l’accès des stagiaires à leur espace en ligne et la prise de contact avec le Stagiaire ;
  • Données géographiques (adresse du domicile principal, emploi du temps du Stagiaire, …) permettant la gestion administrative de l’Institut ainsi que la gestion des formations,
  • Informations financières en vue du traitement des créances,
  • Données liées au suivi de la formation (échanges, notes, …) permettant le suivi et la gestion de la formation ainsi que la délivrance de la certification professionnelle de sophrologue ;
  • Données de connexion et traceurs permettant notamment l’accès au réseau wifi de l’IFS et à sa plateforme d’apprentissage, l’amélioration des services numériques, la mesure d’audience, la sécurisation des outils numériques et en vue de répondre à des obligations légales ;
  • Données liées à la vie privée du Stagiaire dans le cadre de l’utilisation de la plateforme de formation (profil, messagerie, forums, …) ;
  • Messages rédigés par le Stagiaire dans le cadre de ses échanges sur la plateforme d’apprentissage et en vue d’améliorer l’ensemble des services fournis par l’IFS.

Outre les services internes de l’IFS, les destinataires de ces données sont, à ce jour, l’employeur, les Organismes Paritaires collecteurs agréés, la Direction Régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi, les administrations publiques. Les données peuvent au besoin être communiquées aux forces de l’ordre, avocats, tribunaux et compagnies d’assurance ou sur toute réquisition d’un organisme public habilité ou autorisé.

De plus, les données personnelles peuvent être partagées à des sociétés tierces dans les cas suivants :

  • Lorsque le Stagiaire utilise son espace personnel sur la plateforme d’apprentissage, l’éditeur de ce service traite des données pour le compte de l’Institut ;
  • Lorsque le Stagiaire autorise le site web d’un tiers à accéder à ses informations ;
  • Lorsque le Stagiaire publie dans les divers forums accessibles depuis son espace personnel, visibles des autres stagiaires et du personnel de l’Institut ;
  • Si l’Institut est impliqué dans une opération de fusion, acquisition, cession d’actifs ou procédure de redressement judiciaire, elle pourra être amenée à céder ou partager tout ou partie de ses actifs, y compris les données à caractère personnel. Dans ce cas les stagiaires en seront préalablement informés.

Ces informations sont réservées à l’usage des services concernés et ne peuvent être communiquées qu’à ces destinataires.

L’Institut informe le Stagiaire que les données à caractère personnel le concernant ne sont pas transférées en dehors de l’Union Européenne.

Les informations collectées ne seront pas conservées à l’issue de la formation. Néanmoins, certaines informations pourront être conservées jusqu’à cinq (5) années suivant la fin de la formation du Stagiaire en vue de répondre à des contraintes légales, fiscales et réglementaires.

Les données de connexion de type traceurs et cookies sont quant à elles conservées pour une durée maximale de treize (13) mois.

Le Stagiaire bénéficie notamment d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement des informations le concernant qu’il peut exercer en s’adressant au délégué à la protection des données de l’Institut, M° Sarra Jougla, de la manière suivante :

  • Par voie postale à DPO – IN EXTENSO AVOCATS, 63ter avenue Edouard Vaillant, 92100 BOULOGNE BILLANCOURT,
  • Par voie électronique iea-dpo@inextenso-avocats.fr

L’organisme de contrôle de ces obligations en France est la CNIL 3 Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07, auprès de laquelle le Stagiaire dispose d’un droit de réclamation.

Validité au 01/01/2019

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