PRÉAMBULE
Ce règlement s’applique aux candidats passant les épreuves d’examen organisées par L’IFS. Il a vocation à définir les règles qui concernent l’examen. Les candidats sont donc tenus de s’y conformer.

La réalisation des sessions d’examen est placée sous l’autorité du responsable d’examen, représentant de l’IFS.

ARTICLE 1 – ACCÈS A L’EXAMEN

1.1 Candidats formés à l’IFS
Les candidats disposent de cinq ans maximum après avoir terminé leur formation initiale de sophrologue pour obtenir leur certification. La date retenue étant celle du dernier jour de leur session de formation.

Pendant ces cinq ans, les candidats sont autorisés à se présenter gratuitement à trois examens maximum : une première présentation et deux rattrapages.

Si un candidat ne parvient pas à obtenir la certification au bout de cinq ans, il devra s’inscrire de nouveau à une formation initiale de sophrologue, s’il souhaite se représenter à l’examen.

1.2 Candidats issus d’un parcours de VAE
Les candidats peuvent se présenter à l’examen après avoir validé leur dossier de VAE.

Ils sont autorisés à se présenter à l’examen tant qu’ils leurs restent des compétences à valider.

ARTICLE 2 – PROGRAMMATION DES EXAMENS

2.1 Fréquence de programmation
L’IFS organise au minimum une session d’examen par mois (hormis les périodes de fermetures annuelles) selon le nombre de candidats à certifier.

2.2 Publication des dates d’examen
L’IFS publie mensuellement les dates et lieux des sessions d’examens, au plus tard 30 jours avant le déroulé de celles-ci :

  • Sur son site intranet auquel les candidats en formation ont un accès personnel sécurisé ;
  • Par mail individuel à chaque candidat en formation ou en parcours VAE.

2.3 Annulation d’un examen programmé
Dans le cas où l’IFS devait annuler un examen (absence du jury, dégâts matériels, etc.), l’IFS s’engage à programmer un nouvel examen dans les trente jours suivant la date d’examen initialement prévue. Les candidats inscrits à cet examen seront informés, par mail ou courrier sous 48 heures, de son annulation et de la nouvelle date programmée.

ARTICLE 3 – INSCRIPTIONS AUX EXAMENS

3.1 Ouvertures et fermetures des inscriptions
Les inscriptions aux examens sont ouvertes dès leur publication. Les candidats ont la possibilité de choisir leur heure de passage selon les places restantes disponibles. Ils s’inscrivent via le formulaire d’inscription disponible sur le site intranet de l’IFS et ils téléversent les pièces nécessaires à leur évaluation (rapport de stage, bilan prévisionnel d’activité, plan de trésorerie, plan d’actions marketing et de communication, dossier VAE).

Dans le cas où un candidat serait empêché de s’inscrire en ligne (handicap, zone blanche, etc.), une inscription manuelle est également possible auprès du secrétariat de l’IFS sur un simple appel téléphonique.

Une inscription est définitive et ne peut faire l’objet d’une annulation pour quelques raisons que ce soit.

3.2 Fermetures des inscriptions
Les inscriptions sont fermées quinze jours avant la date de la session d’examen, afin de permettre au jury de prendre connaissance des pièces du dossier des candidats et de préparer leur évaluation.

3.3 Conditions d’inscription
Sont autorisés à s’inscrire :

  • Les candidats en formation initiale de sophrologue à l’IFS ayant terminé leur formation initiale de sophrologue depuis plus de trois mois ;
  • Les candidats en rattrapage dans le respect des délais de représentation donnés par le jury ;
  • Les candidats ayant constitué leur dossier VAE ;
  • Les candidats absents aux précédents examens.

3.4 Frais d’inscription
Les frais d’inscription sont gratuits pour les candidats en formation initiale de sophrologues à l’IFS, dans la limite de trois examens sur 5 ans ;

  • Les frais d’inscription sont de 290 € par passage pour les candidats en parcours de VAE ;
  • Les frais d’inscription sont de 100 € pour les candidats déclarés absents à un précédent examen.

3.5 Candidat en situation de handicap
Les candidats en situation de handicap (selon l’article L.114 du code de l’action sociale et des familles) doivent exprimer lors de leur inscription, s’ils souhaitent bénéficier d’aménagements spécifiques de l’examen tels que l’adaptation matérielle des exercices et/ou l’allongement de la durée des épreuves (50 % maximum). L’IFS s’engage à statuer et informer le candidat de sa décision sous 48 heures.

ARTICLE 4 – CONVOCATION AUX EXAMENS
Dès que l’inscription d’un candidat est validée, le candidat reçoit une convocation par mail, sous 48 heures maximum, indiquant :

  • La date et l’heure de passage ;
  • L’adresse et le lieu de l’examen ;
  • Un rappel précisant que la pièce d’identité (carte nationale d’identité, passeport, permis de conduire ou carte de séjour) est exigée.

ARTICLE 5 – GESTION DES PRÉSENCES AUX EXAMENS

5.1 Présence à un examen
A son arrivée au jour et à l’heure indiqués dans sa convocation, le candidat doit présenter sa convocation et un justificatif de son identité au responsable d’examen.

  • Lorsqu’un candidat ne justifie pas de son identité, l’accès à l’examen lui est refusé et le responsable d’examen le consigne comme « absent » dans le procès-verbal et la feuille d’émargement.
  • Lorsqu’un candidat ne présente pas sa convocation, le responsable d’examen vérifie que son nom figure sur la feuille d’émargement et il peut l’autoriser à se présenter à l’examen s’il présente une pièce d’identité.

S’il est autorisé à entrer en salle d’examen, le candidat signe une feuille d’émargement.

5.2 Retard à un examen
En cas de retard d’un candidat, le responsable d’examen apprécie l’opportunité de l’autoriser à passer l’examen :

  • S’il est autorisé à passer son examen, le candidat accepte d’effectuer son épreuve dans le temps restant et sans ajout de temps supplémentaire. Il se prive alors d’une voie de recours par la suite au nom de son retard.
  • S’il est refusé, le retard est considéré comme une absence.

5.3 Absence à un examen
En cas d’absence d’un candidat, le responsable d’examen informe le jury et il la consigne dans le procès-verbal de journée d’examen, ainsi que dans la feuille d’émargement.

Les candidats absents à un examen sont autorisés à s’inscrire à une nouvelle session d’examen.

Des frais d’inscription au nouvel examen seront exigés lors de leur nouvelle inscription, quelles que soient les raisons de leur absence.

5.4 Candidat en situation de handicap
Dès son arrivée, un candidat en situation de handicap doit informer le responsable d’examen s’il a bénéficié d’aménagements des épreuves lors de son inscription.

S’il n’a pas bénéficié d’aménagements lors de son inscription, ou s’il n’a pas demandé des aménagements lors de son inscription, un candidat ne peut s’en prévaloir le jour de l’examen.

  • Si le candidat décide d’effectuer les épreuves sans ces aménagements, il se prive d’une voie de recours au nom de son handicap par la suite.
  • Si le candidat renonce à se présenter à l’examen, le responsable d’examen le considère comme absent.

ARTICLE 6 – DÉROULÉ DES ÉPREUVES

6.1 Placement des candidats
Les candidats sont affectés à une place et une salle d’examen préalablement définies par le responsable d’examen. Ce placement est aléatoire et le candidat s’engage à respecter la place et la salle qui lui sont attribuées.

6.2 Information des candidats
Avant le démarrage des épreuves, le responsable d’examen rappelle les règles de déroulement de l’examen et les consignes de discipline aux candidats. Il leur rappelle également les documents et/ou matériel autorisés pendant les épreuves et les informe que les téléphones et ordinateurs portables doivent être éteints et rangés.

Tout candidat contrevenant à ces règles peut être exclu d’une épreuve ou de l’examen.

6.3 Attribution des sujets aux candidats
Pour chaque mise en situation professionnelle reconstituée, le responsable d’examen demande au candidat de choisir un sujet au hasard (tirage au sort). Les sujets sélectionnés sont consignés dans la fiche d’évaluation du candidat et remis aux membres du jury concernés.

6.4 Attribution des candidats aux jurés
Préalablement à l’épreuve, les candidats sont affectés aléatoirement à un juré différent par épreuve. Le candidat ne peut pas demander à changer de juré, sauf s’il démontre qu’il entretient ou a entretenu des relations personnelles ou professionnelles avec le juré. Dans ce cas, le responsable d’examen doit alors attribuer un autre juré au candidat.

Un candidat ne peut pas faire prévaloir cette relation avec le juré une fois que l’épreuve est terminée et ne peut donc pas bénéficier de voie de recours à ce sujet.

Par ailleurs, un candidat qui ne signalerait pas ce type de relation avec un juré pourrait être soupçonné de fraude.

6.5 Début des épreuves
Le responsable d’examen annonce aux candidats le début de chaque épreuve et le temps qui leur est imparti.

6.6 Fin des épreuves

Le responsable d’examen annonce aux candidats la fin de chaque épreuve lorsque la durée impartie est écoulée. Ces derniers doivent alors immédiatement arrêter leur épreuve, sous peine de nullité de celle-ci.

Le juré remplit la grille d’évaluation des compétences correspondante à l’épreuve qu’il vient d’évaluer et la remet au responsable d’examen.

Les membres du jury ne sont pas autorisés à communiquer au candidat le résultat de leur évaluation en fin d’épreuve.

ARTICLE 7 – DÉLIBÉRATIONS DU JURY

7.1 : Composition du jury
Le jury est composé de cinq membres (jurés) :

  • Quatre sophrologues certifiés et formateurs professionnels sophrologie professionnels ;
  • Un représentant de l’IFS.

7.2 Délibération des membres du jury
Le responsable d’examen s’assure que le jury délibère en dehors de toute autre présence et dispose :

  • Des résultats des évaluations des mises en situation professionnelle du candidat ;
  • Des résultats de l’évaluation du rapport de stage ou du dossier VAE du candidat ;
  • Des résultats des évaluations des différents documents rédigés par candidat (bilan prévisionnel d’activité, plan de trésorerie, plan d’actions marketing et de communication).

Le responsable d’examen s’assure que le jury motive ses décisions dans le cas de validation partielle de compétences ou de refus d’attribution de la certification.

Le jury est souverain dans ses décisions et l’IFS ne peut remettre en cause ses décisions.

7.3 Rédaction du procès-verbal
Le responsable d’examen consigne les décisions du jury dans un procès-verbal qui contient la liste des candidats et les recommandations du jury les concernant.

Le procès-verbal est co-signé par le Président du jury et le responsable d’examen.

7.4 Notification des résultats aux candidats
Dans un délai d’un mois à compter de la date d’évaluation, l’IFS notifie à chaque candidat, par courrier ou par mail, la décision du jury les concernant :

  • Dans le cas d’une validation totale des compétences, le candidat est informé qu’il a obtenu la certification professionnelle de sophrologue.
  • Dans le cas d’une validation partielle de compétences, le candidat est informé du refus de certification du jury. La notification contient la liste des compétences validées et leur durée de validité ainsi que les aptitudes, compétences et connaissances devant faire l’objet d’une nouvelle évaluation. Le candidat est également informé du processus de rattrapage, du délai de représentation le cas échéant, ainsi que des voies de recours.
  • Dans le cas où aucune validation de compétences n’a été possible, le candidat est informé du refus de certification du jury. La notification contient la liste des aptitudes, compétences et connaissances devant faire l’objet d’une nouvelle évaluation. Le candidat est également informé du processus de rattrapage, du délai de représentation le cas échéant, ainsi que des voies de recours.

7.5 Délivrance matérielle de la certification et de l’attestation de validation de compétences
Lorsque le jury octroie la certification professionnelle à un candidat, l’IFS lui transmet dans un délai d’un mois à compter de la date d’évaluation, par courrier ou par mail, le parchemin de la Certification professionnelle de Sophrologue.

Lorsque le jury ne valide que certaines compétences à un candidat, l’IFS lui transmet dans un délai d’un mois à compter de la date d’évaluation, par courrier ou par mail, une attestation des compétences validées et leur durée de validité.

ARTICLE 8 – PROCESSUS DE RATTRAPAGE

8.1 Rattrapage partiel
Dans le cas d’une attribution partielle de compétences, le candidat peut se présenter à nouveau devant un jury dans les conditions définies à l’article 1 du présent règlement. Le candidat effectue toutes les épreuves comme lors de son premier passage.

En revanche, lors des délibérations du jury, le responsable d’examen énoncera les compétences déjà validées et le jury ne pourra délibérer que sur les compétences restant à acquérir.

8.2 Rattrapage total
Dans le cas d’un refus de certification sans validation partiel de compétences, le candidat peut se présenter à nouveau devant un jury dans les conditions définies à l’article 1 du présent règlement.

Le candidat effectue toutes les épreuves comme lors de son premier passage.

ARTICLE 9 – VOIES DE RECOURS

Un candidat peut porter un recours sur la décision du jury en cas de refus d’attribution partiel ou total de la certification.

Le candidat a 30 jours après la date de notification de la décision pour porter son recours auprès de la Direction de l’IFS par lettre recommandée avec accusé-réception. La date retenue étant la date de présentation du courrier à l’IFS.

Le recours devra comporter les éléments suivants sous peine de nullité :

  • Une copie de la décision du jury contestée ;
  • Une demande explicite de réparation ;
  • Une copie de la pièce d’identité du candidat.

L’IFS s’engage à répondre à ce recours dans les deux mois suivant la réception de la lettre et à signifier sa décision motivée au candidat, par mail ou par courrier.

Dans tous les cas, l’IFS ne peut pas remettre en cause la décision souveraine du jury. Cependant, l’IFS peut aménager les conditions de rattrapage du candidat, si les conditions de délibération du jury ou le déroulé des épreuves étaient soumises à controverse.

ARTICLE 10 – FRAUDES ET TENTATIVES DE FRAUDES

10.1 Avant l’examen
Lorsqu’une fraude ou tentative de fraude est constatée dans les pièces fournies par le candidat lors de l’inscription, le responsable d’examen suspend immédiatement son inscription à l’examen et enclenche la procédure disciplinaire définie à l’article 11 du présent règlement.

La sanction encourue est l’interdiction de s’inscrire à un examen organisé par l’IFS pendant une durée d’un an.

Les candidats convaincus de complicité de fraudes ou de tentatives de fraudes encourent les mêmes sanctions.

10.2 Pendant l’examen
Lorsqu’une fraude ou tentative de fraude est constatée pendant l’examen, le responsable d’examen stoppe le déroulé des épreuves du candidat concerné et il l’informe oralement qu’il enclenche une procédure disciplinaire définie à l’article 11 du présent règlement à son encontre.

La sanction encourue est l’interdiction de s’inscrire à un examen organisé par l’IFS pendant une durée de deux ans.

Les candidats convaincus de complicité de fraudes ou de tentatives de fraudes encourent les mêmes sanctions.

10.3 Après l’examen 
Lorsqu’une fraude ou tentative de fraude est constatée après un examen, le responsable d’examen enclenche la procédure disciplinaire définie à l’article 11 du présent règlement.

La sanction encourue est l’interdiction de s’inscrire à un examen organisé par l’IFS pendant une durée de deux ans et/ou l’annulation de la certification professionnelle et/ou l’annulation de la validation complète ou partielle des compétences.

Les candidats convaincus de complicité de fraudes ou de tentatives de fraudes encourent les mêmes sanctions.

ARTICLE 11 – PROCÉDURE DISCIPLINAIRE

Aucune sanction ne peut être infligée au candidat sans que celui-ci ait été informé au préalable des griefs retenus contre lui. Lorsque l’agissement a donné lieu à une mesure conservatoire d’exclusion temporaire à effet immédiat, aucune sanction définitive, relative à cet agissement, ne peut être prise sans que le candidat ait été informé au préalable des griefs retenus contre lui et éventuellement que la procédure ci-dessous décrite ait été respectée.

11.1 Convocation
Dans les 48 heures du constat de la fraude ou d’une tentative de fraude, l’IFS convoque le candidat, et l’informe qu’une procédure disciplinaire est enclenchée à son encontre par courrier recommandée AR ou remise contre décharge. La convocation contient :

  • La date, l’heure et le lieu de l’entretien ;
  • Les faits reprochés ;
  • Les mesures conservatoires prises à son encontre ;
  • Les sanctions encourues ;
  • Le droit de se faire assister par la personne de son choix.

11.2 Entretien
Pendant l’entretien, l’IFS indique le motif de la sanction envisagée et recueille les explications du candidat.

11.3 Notification de la sanction
La sanction ne peut intervenir moins d’un jour franc, ni plus de quinze jours après l’entretien. Elle fait l’objet d’une décision écrite et motivée, notifiée au candidat sous la forme d’une lettre qui lui est remise contre décharge ou d’une lettre recommandée.

ARTICLE 12 – GESTION DES DOCUMENTS ÉMANANT DE L’EXAMEN

L’ensemble des documents relatifs à la session d’examen (procès-verbal, feuille d’émargement, dossiers des candidats, etc.) sont conservés et archivés par l’IFS pendant une durée de cinq ans.

Version du 18/02/2020